Менеджер по учету

ОСНОВНАЯ ФУНКЦИЯ

Менеджер по управлению документацией планирует, организует, внедряет и контролирует деятельность и персонал, участвующий в управлении документацией округа. Менеджер обеспечивает руководство и выступает в качестве консультанта по техническим и сложным запросам и запросам информации, связанным с программой управления документацией округа. От менеджера по управлению документацией ожидается самостоятельная работа в соответствии с установленными правилами, законами и политикой, включая местные, государственные и федеральные законы о ведении и хранении документации. Сотрудник на этой должности будет взаимодействовать с различными людьми и организациями, включая администрацию округа, персонал, другие государственные учреждения/чиновников и представителей общественности.

ОБЯЗАННОСТИ

Может включать, но не ограничиваться следующим

1. Контролирует и управляет назначенным вспомогательным канцелярским персоналом, в том числе руководит распределением и выполнением работы для назначенных сотрудников.
2. В сотрудничестве с назначенным администратором участвует в разработке и предоставлении обратной связи по результатам работы назначенных сотрудников.
3. Определяет, разрабатывает, внедряет и поддерживает программу управления и хранения документации в масштабах всего округа, которая соответствует положениям действующих законов и нормативных актов и удовлетворяет оперативные потребности округа.
4. Внедряет и поддерживает физические и цифровые системы округа для хранения, организации и поиска документов округа.
5. Изучает и анализирует текущие программы других государственных учреждений, разработавших эффективные и заслуживающие доверия модели программ по ведению записей, которые округ мог бы использовать с минимальными затратами. Помогает в разработке новых или совершенствовании существующих программ, которые соответствуют закону и достигают желаемых результатов.
6. Идентифицирует, классифицирует, упорядочивает и вводит записи в районные системы учета.
7. Распространяет и интерпретирует утвержденные штатом графики хранения документации. В соответствии со всеми применимыми законами и положениями внедряет и контролирует выявление и уничтожение документов, которые больше не подлежат хранению.
8. Контролирует проекты по преобразованию данных, в том числе выступает в качестве основного контактного лица с внутренними и внешними экспертами по технологиям хранения и сохранения электронного контента.
9. Оказывает поддержку внутренним и внешним заинтересованным сторонам в понимании и применении руководящих принципов, правил и законов, связанных с ведением и хранением документации. Разрабатывает, проводит и контролирует обучение управлению документацией и оказывает помощь на местах.
10. Служит связующим звеном между окружными и государственными архивами и документами.
11. Управление всеми запросами на публичные документы и предоставление ответов в соответствии с установленными правилами, законами и политикой.
12. Координирует работу с департаментами, программами и сотрудниками округа для выявления и предоставления документов, отвечающих запросам общественности.
13. Проверяет все полученные записи на предмет соответствия запросу, возможного исключения из публичного раскрытия и необходимости редактирования информации, содержащейся в записях.
14. Работает непосредственно с заявителями, интерпретируя и разъясняя политику и процедуры, касающиеся открытых и конфиденциальных документов, а также уточняя запросы.
15. Документирование и отслеживание всех дат, относящихся к срокам рассмотрения запросов на предоставление публичных документов.
16. Готовит письменные сметы расходов в связи с запросами на предоставление публичных документов.
17. Сотрудничает с персоналом округа, чтобы выяснить объем и характер отвечающих требованиям документов.
18. Выявляет конфиденциальную, освобожденную от ответственности и конфиденциальную информацию в отвечающих требованиям документах; выполняет и координирует редактирование конфиденциальной, освобожденной от ответственности и конфиденциальной информации.
19. Использует программное обеспечение для выявления, систематизации и редактирования публичных документов.
20. Проверяет политику и процедуры округа на предмет соответствия закону штата Орегон о публичных документах.
21. Изучает законы, правила и политику, потенциально влияющие на публичные документы; ведет и обновляет список исключений из публичных документов в соответствии с законодательством штата Орегон.
22. Работает в координации с юрисконсультом округа по сложным запросам.
23. Выполняет смежные обязанности в соответствии с описанием должности и назначением.

МИНИМАЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Знание:

1. Правильная грамматика, пунктуация и орфография.
2. Закон и требования к публичным документам штата Орегон.
3. Принципы и практика организации и упрощения работы.
4. Принципы и практика планирования, координации и анализа работы других людей.
5. Системы управления и поиска физических и цифровых записей.
6. Принципы управления архивами и практика ведения документации.
7. Лучшие практики, принципы, инструменты и методы управления записями.
8. Соответствующие правила, политики, процедуры и нормативы, затрагивающие вверенную область ответственности.

Способность к:

1. Проверка документов на точность, полноту и соответствие требованиям; сбор данных и информации для отчетов; составление писем и меморандумов; разъяснение политики и процедур.
2. Поддерживать эффективные рабочие отношения с сотрудниками, другими учреждениями и общественностью.
3. Эффективно общаться в устной и письменной форме.
4. Работайте в установленные сроки и соблюдайте их, используя тайм-менеджмент.
5. Сбор и анализ исследовательских данных, таких как уставы, решения и юридические статьи, кодексы и документы.
6. Эффективно организовывать, расставлять приоритеты, составлять график и управлять повседневной деятельностью, задачами и заданиями.
7. Использование цифровых приложений для ведения записей, исследований, переписки, сохранения документов и материалов, а также стандартов и практик сохранения.
8. Исследование, сбор и анализ сложной технической информации, а также подготовка описательных и статистических отчетов.
9. Анализ, интерпретация и исправление документов, таких как выписки и другие юридические документы.
10. Самостоятельно принимать технические и процедурные решения, касающиеся организации и распределения работы, методов работы и ее результатов.
11. Помощь в разработке и внедрении технической и процедурной политики и практики.
12. Помощь в разработке краткосрочных и долгосрочных целей и задач.
13. Планирование, организация и руководство рабочим процессом в большом офисе с большим объемом работы.
14. Мониторинг бюджетов, подготовка отчетов о бюджетной деятельности и составление бюджетных прогнозов по основным элементам окружного бюджета.
15. Работа с компьютерным терминалом для ввода, редактирования и получения информации, а также для разработки методов сбора и представления информации и создания сложных отчетов.
16. Разрабатывать и поддерживать процедурные системы и средства контроля.
17. Оценивать и устанавливать приоритеты в работе.
18. Координировать работу других сотрудников и помогать в оценке их работы.
19. Постоянно повышать квалификацию, чтобы быть в курсе законов и лучших практик.
20. Выполнять другие канцелярские обязанности, такие как подача документов, ответы на телефонные звонки и/или составление корреспонденции.

Опыт и обучение

1. Подходит любое сочетание опыта и обучения, которое может обеспечить требуемые знания и способности. Репрезентативным способом получения знаний и способностей может быть:
   1. Степень бакалавра в аккредитованном учебном заведении по специальности "управление информацией", "государственное или деловое администрирование" или в тесно связанной с этим области; и...
   2. Три или более лет опыта работы с цифровыми системами учета, а также самостоятельной оценки и ответа на запросы о предоставлении публичных документов в соответствии с законами штата Орегон о предоставлении публичных документов.
2. Предпочтителен опыт работы в качестве параюриста или в смежной области.

РАБОЧАЯ СРЕДА

Климатическая обстановка в офисе и умеренный уровень шума. Высокий уровень контактов с персоналом округа и населением.

ФИЗИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Частое дотягивание, манипулирование, перебирание пальцами, разговор и слушание. Мобильность для работы в типичной офисной обстановке и использования стандартного офисного оборудования, выносливость, чтобы оставаться в сидячем положении и сохранять концентрацию в течение длительного времени. Слух и речь, позволяющие общаться лично или по телефону. Зрение: Частая острота зрения вблизи; периодическая острота зрения вдаль. Зрение для чтения печатных материалов, экранов компьютеров и/или других контрольных устройств.

Сила: Сидячая работа/легкая работа - периодически прилагать усилие до 15 фунтов или незначительное усилие для поднятия, переноски, толкания, вытягивания или перемещения предметов.

УРОВЕНЬ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Помещение в график окладов Salem-Keizer Public Schools для профессионально-технических работников, класс 426.

ОЦЕНКА

Работа на этой должности будет оцениваться в соответствии с политикой и процедурами округа по оценке профессионально-технических сотрудников.