Помощник руководителя/управляющего

Краткое описание должности

В этом классе три должности, каждая из которых поддерживает руководителей высшего звена в организации: суперинтенданта и школьный совет, директора по операциям и исполнительного директора по персоналу. Сотрудник на этой должности может дополнительно оказывать поддержку другим членам исполнительного совета суперинтенданта (исполнительной администрации), включая помощника суперинтенданта по среднему образованию, помощника суперинтенданта по начальному образованию и директора по стратегическим инициативам.

Сотрудник на этой должности выполняет разнообразные конфиденциальные административные обязанности, включающие в себя такие виды деятельности, как проведение исследований и написание статей, проведение расследований, разработка процедур, методов и рекомендаций для достижения поставленных целей, а также административная поддержка в вопросах, касающихся политики округа, политики совета директоров и правил коллективных переговоров. Этот сотрудник является связующим звеном и непосредственным контактным лицом исполнительной власти с персоналом и обществом, включая государственных и местных лидеров и высокопоставленных лиц.

Три сотрудника этого класса работают в составе группы помощников руководителей, чтобы оптимизировать рабочий процесс и проводить перекрестное обучение для поддержки каждого сотрудника.

Характеристики класса

Это класс полного рабочего дня в рамках серии "Помощник руководителя/исполнителя". Сотрудники этого класса выполняют весь спектр обязанностей. Сотрудники этого уровня работают самостоятельно, но в партнерстве с руководителем и/или другими сотрудниками исполнительной администрации, поэтому получают лишь отдельные инструкции или помощь в новых или необычных ситуациях или в тех случаях, когда руководитель или помощник считают это необходимым. Они полностью осведомлены о рабочих процедурах и политике своего подразделения.

Этот класс отличается от серии классов административных помощников/секретарей по обязанностям, которые предусматривают большую самостоятельность, принятие решений и технические знания в рамках конкретных программ или отделов.

Получение и осуществление надзора

Сотрудник на этой должности подчиняется непосредственно назначенному руководителю (супервайзеру), хотя может частично подчиняться другим членам исполнительной администрации, если того требуют рабочие процессы и проекты. Рабочие задачи и методы их выполнения, как правило, остаются на усмотрение сотрудника, а руководитель предоставляет инструкции, советы и решения по мере необходимости или по запросу.

Может осуществлять технический надзор за назначенным канцелярским персоналом.

Основные функции

1. Проводит исследования, изыскания и/или оценки, касающиеся административных проблем, проектов и политики округа.
2. Составляет, соблюдает, анализирует, редактирует, оценивает и поддерживает большой объем письменных материалов, включая письма, протоколы, отчеты, повестки дня, статистические данные, диаграммы и другие документы в виде оригинальных работ или на основе устных или письменных заметок или инструкций.
3. Контролирует годовой бюджет исполнительной администрации и офиса школьного совета, ведет, сверяет и создает электронные таблицы и отчеты, включая конфиденциальные юридические счета. Контролирует бюджеты закрепленных за ним районов, обрабатывает расходы.
4. Координирует работу школьного совета: готовится к заседаниям совета и присутствует на них; участвует в планировании повестки дня; составляет пакеты повестки дня и дополнительные материалы; ведет протоколы и другие публичные записи; координирует составление расписания, выпуск и размещение информации о заседаниях; координирует с другими отделами работу с общественностью, переводческими службами и СМИ.
5. Координирует работу бюджетного комитета совместно с финансовыми службами; работа зеркально отражает работу Совета школы.
6. Поддерживает работу окружного процесса коллективных переговоров: планирование, организация и посещение переговорных сессий и окружных собраний; подготовка, проверка и обработка конфиденциальных и чувствительных материалов; ведение протоколов и заметок для окружной команды по переговорам.
7. Разрабатывает и поддерживает процедуры и практику ведения официальной и постоянной документации по всем видам деятельности, связанным с работой исполнительного органа или назначенной области, которая может включать покупку земли, изменение границ или перекройку границ, работу с облигациями, документацию по кадрам и коалиционным подразделениям, документацию школьного совета и выборы, а также другие документы, требующие долгосрочного хранения.
8. Организует и координирует конференции, семинары, встречи и другие поездки, необходимые для руководителя или назначенного подразделения.
9. Помогает в процессе найма сотрудников на вакансии руководящего звена.
10. Контролирует окружную систему отсутствия членов Исполнительной администрации; отслеживает и вводит данные об отсутствии на рабочем месте.
11. Работает с юрисконсультом округа по вопросам, связанным со школьным советом или коллективными переговорами.
12. Интерпретирует и объясняет практику, правила, политику, процедуры и положения, касающиеся отдела или программной области.
13. Служит источником информации и связующим звеном между руководителем, другими сотрудниками и общественностью.
14. Координирует работу конкретного подразделения или программной области, в том числе координирует работу других сотрудников, участвующих в проектах.
15. Координирует ежедневный рабочий процесс и календарь руководителя.
16. Управление электронной почтой руководителя, включая составление и делегирование ответов.
17. Организует и проводит встречи и тренинги по мере необходимости.
18. Может оказывать помощь в оценке сотрудников более низких категорий.

Дополнительные функции

Выполняет другие обязанности по заданию.

Минимальные квалификации

Знание

1. Принципы и практика управления бизнесом, бюджетом, персоналом и общественными собраниями применительно к сфере деятельности.
2. Принципы и практика управления, исследования, решения проблем и принятия решений, а также оценки программ.
3. Принципы и практика организации и упрощения работы.
4. Принципы английской грамматики и письма на высоком уровне, позволяющем сотруднику писать, редактировать и предоставлять техническую экспертизу для исполнительных проектов.
5. Соответствующие правила, политики, процедуры и нормативы, затрагивающие сферу ответственности отдела или назначенной программы.
6. Современные офисные процедуры, практика и технические возможности.

Возможность

1. Эффективно организовывать работу и применять независимые суждения для принятия соответствующих технических и процедурных решений в отношении методов работы и продуктов.
2. Исследование, организация и анализ технической информации, подготовка отчетов и рекомендаций.
3. Мониторинг бюджетов и составление прогнозов, связанных с бюджетами конкретных программ.
4. Работа с электронными системами и программами для ввода, изменения и извлечения информации, а также для разработки форматов отчетов и создания соответствующих отчетов.
5. Анализировать и решать процедурные и технические проблемы, а также внедрять разработанные планы и процедуры.
6. Поддерживать установленные системы процедур и контроля.
7. Оценивать и устанавливать приоритеты в работе.
8. Устанавливать и поддерживать эффективные рабочие отношения с теми, с кем приходится сталкиваться в процессе работы.
9. Четко и лаконично общаться на высоком уровне как в устной, так и в письменной форме.

Опыт и обучение

Любое сочетание опыта и обучения, которое может обеспечить требуемые знания и способности. Репрезентативным способом получения знаний и способностей может быть сочетание следующих навыков, равное трем с лишним годам соответствующего опыта:

Опыт

Два года ответственного аналитического и технического опыта административной поддержки на уровне руководителя, демонстрирующего умение принимать решения.

Обучение

Эквивалент степени младшего специалиста аккредитованного колледжа или университета с основным курсом в области бизнеса, государственного управления, образования или смежной области.

Рабочая среда

Климатическая обстановка в офисе и умеренный уровень шума. Высокий уровень контактов с персоналом округа и населением, включая частые посещения школ и вечерние встречи.

Физические требования

Частое дотягивание, перемещение, разговор и слушание. Мобильность, позволяющая работать в типичной офисной обстановке и использовать стандартное офисное оборудование. Выносливость, чтобы оставаться в сидячем положении и сохранять концентрацию в течение длительного времени и/или часто переходить из положения сидя в положение стоя, ходить, наклоняться и стоять на коленях. Слух и речь для общения лично или по телефону.

Зрение: Частая острота зрения вблизи; периодическая острота зрения вдаль. Зрение для чтения печатных материалов, экранов компьютеров и/или других устройств контроля.

Сила: Сидячая работа/легкая работа - периодически прилагать усилие до 15 фунтов или незначительное усилие для поднятия, переноски, толкания, вытягивания или перемещения предметов.

Срок найма

12 месяцев

Уровень заработной платы

Помещение в график зарплат конфиденциальных сотрудников Salem-Keizer Public Schools, класс 511.

Оценка

Работа на этой должности будет оцениваться в соответствии с принятым в округе процессом оценки конфиденциального персонала.