Координатор технической поддержки клиентов и вспомогательных служб

ЦЕЛЬ

Повышает успеваемость учащихся, обеспечивая координацию и руководство работой персонала. Это может включать надзор за группами, осуществляющими поддержку клиентов, поддержку приложений, логистическую поддержку и другую техническую деятельность. Этот сотрудник планирует более крупные и сложные проекты, участвует в разработке более сложных процессов и руководит группой при меньшем непосредственном руководстве. Поддержание эффективных и точных отношений с клиентами и заказчиками путем устранения проблем по всем заказам вспомогательных служб; отслеживание вопросов выставления счетов/фактур и реагирование на потребности клиентов и заказчиков; координация подготовки проектных спецификаций по запросам клиентов; координация доставки межшкольной/департаментской почты, перемещения имущества округа между местами, материалов, находящихся на складе округа, и материалов, полученных через центральный отдел приема.

ПОЛУЧЕННЫЙ И ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫЙ НАДЗОР

1. Получает указания от назначенного администратора. Методы выполнения задач в значительной степени зависят от усмотрения сотрудника. Работа оценивается в основном по полученным результатам и метрикам.
2. Требует минимального руководства на уровне задач и успешно справляется с множеством одновременных обязанностей, связанных со всеми аспектами вспомогательных услуг и поддержки клиентов.
3. Работает в рамках принятых стандартов и методик при минимальном руководстве, обеспечивая регулярную связь с назначенным администратором.
4. Осуществляет функциональный и технический надзор и помогает в оценке работы назначенного персонала.
5. Получает проекты высокого уровня от назначенного администратора, координирует и реализует их вместе с членами команды.

ЭССЕНЦИАЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ РАБОТНИКА - Могут включать, но не ограничиваются следующим:

1. В сотрудничестве с назначенным администратором участвует в разработке и предоставлении обратной связи по результатам работы назначенных сотрудников.
2. Содействует профессиональному и техническому развитию членов команды; помогает членам команды ставить цели по обслуживанию клиентов; контролирует, наставляет, тренирует и помогает членам команды в оказании исключительной поддержки клиентам.
3. Обеспечивает оперативное понимание задач, поставленных перед всеми контролируемыми сотрудниками.
4. Моделирует выполнение задач, необходимых для развития и совершенствования команды.
5. Разрабатывает графики и планы покрытия, чтобы обеспечить доступность услуг в определенные рабочие часы.
6. Готовит планы укомплектования штата с учетом приоритетности работ и наличия необходимых навыков и персонала.
7. Разрабатывает показатели эффективности для отслеживания результативности деятельности команды.
8. При необходимости обеспечивает выполнение обязанностей или задач, возложенных на контролируемые роли.
9. Устанавливает и поддерживает эффективные рабочие отношения с теми, с кем контактирует в процессе работы.
10. Разрабатывает и ведет документацию по стандартам и процедурам и, при необходимости, предоставляет ее сотрудникам и клиентам.
11. Обеспечивает и демонстрирует высокий уровень обслуживания клиентов; работает с клиентами, которые могут быть расстроены, огорчены или требовательны, и сохраняет спокойствие и профессионализм при решении проблем.
12. Исследует и разрабатывает методы, способствующие совершенствованию производства, процедур и процессов.
13. Планирует и координирует перекрестное обучение сотрудников по мере необходимости.
14. Поддерживает актуальные знания о тенденциях в отрасли и их потенциальном влиянии на организацию; поддерживает профессиональные и технические знания, участвуя в мероприятиях по повышению квалификации как внутри отдела, так и за его пределами.
15. Управляет ресурсами для обеспечения оптимальной производительности; обеспечивает управление ресурсами для входящих запросов клиентов, проектов и административной работы.
16. Анализирует проблемы пользователей, разрабатывает и рекомендует решения.
17. Диагностирует проблемы с оборудованием, разрабатывает и рекомендует решения.
18. Участвует в исследовании и рекомендует закупки нового оборудования и программного обеспечения в соответствии со стандартами округа.
19. Взаимодействует с поставщиками и технологическим отделом для диагностики и разработки решений технических проблем, связанных с оборудованием и технологиями вспомогательных служб.
20. Четко, лаконично и эффективно общается в устной и письменной форме с техническими и нетехническими специалистами.
21. Несет ответственность за доставку грузов по району.
22. Анализирует и внедряет процессы непрерывного совершенствования, включая программное обеспечение и технические системы, относящиеся ко всем областям деятельности отдела, но не ограничиваясь ими.
23. Совместно с руководителями отделов и менеджером отдела отслеживает факторы качества обслуживания, влияющие на качество поддержки клиентов.
24. Помогает клиентам разобраться в возможностях отдела.
25. Реагирует на технические вопросы и проблемы, возникающие между командами внутри отдела, а также на запросы клиентов.
26. Поездки между районами и/или другими населенными пунктами по мере необходимости.
27. Поддерживает регулярную и постоянную посещаемость и пунктуальность.
28. Выполняет смежные обязанности в соответствии с описанием должности и назначением.

МИНИМАЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ 

Знание

1. Принципы и практика управления проектами. Предоставление услуг, обслуживание клиентов. Руководство небольшими командами.
2. Устранение неполадок с программным обеспечением на ПК, mac и мобильных устройствах, включая, помимо прочего, управление заданиями, управление запасами и отслеживание доставки для приложений, размещенных в округе, и веб-приложений.
3. Принципы передачи информации и устранения проблем, возникающих при обмене информацией между программными решениями, включая, но не ограничиваясь форматом Job Definition Format (JDF) или другими форматами файлов на основе XML.
4. Принципы публикации переменных данных
5. Оценка затрат, связанных с печатью, почтой, графическим дизайном, цепочкой поставок, логистикой и производственными работами.
6. Упрощение работы и расстановка приоритетов
7. Программное обеспечение баз данных для ценообразования/выставления счетов/выставления счетов и запросов к данным
8. Применяемые методы, правила и процедуры безопасности. Безопасное обращение с материалами.
9. Офисные процедуры и практика, включая использование компьютерного оборудования и программного обеспечения. Принципы и практика организации, упрощения и планирования работы.

Возможность

1. Давать указания и рекомендации членам команды. Эффективный тренер и наставник.
2. Планирование, организация, руководство и оценка программ, проектов и услуг, а также внесение изменений в методы и технологии по мере необходимости.
3. Исследование и анализ технической информации, подготовка отчетов и рекомендаций.
4. Эффективно общаться как в устной, так и в письменной форме.
5. Устанавливать и поддерживать эффективные рабочие отношения с теми, с кем приходится сталкиваться в процессе работы.
6. Анализируйте и решайте сложные проблемы.
7. Эффективно доносить технические концепции до нетехнической аудитории.
8. Поддержка руководства округа и руководство группой, выполняющей задания в сжатые сроки.
9. Формирование позитивных взаимоотношений внутри вспомогательных служб и с их клиентами/заказчиками.
10. Ведение документации и файлов по мере необходимости.
11. Эффективно помогать клиентам и персоналу в преодолении трудностей, связанных с доступом к услугам, используя все предлагаемые каналы.
12. Работа с компьютерным программным и аппаратным обеспечением для выполнения запросов клиентов. Сильные навыки работы с текстом/клавиатурой и 10 клавишами
13. Координировать работу с поставщиками, центрами поддержки и TIS для решения проблем, мешающих сотрудникам и клиентам выполнять свои повседневные обязанности.

ОПЫТ И ПОДГОТОВКА

Подходит любое сочетание опыта и обучения, которое обеспечит требуемые знания и способности. Репрезентативным способом получения требуемых знаний и способностей может быть:

Опыт

Пять лет опыта работы в сфере обслуживания клиентов, три года технической поддержки программного и аппаратного обеспечения, не менее двух лет опыта руководства группами; и/или любое сочетание обучения и опыта, обеспечивающее необходимые знания, навыки и умения.

Обучение

Двухлетний диплом колледжа с академической подготовкой в области делового администрирования, компьютерных и информационных наук, управления отношениями с клиентами или в смежной области.

Специальные требования

Владение или способность получить и поддерживать действующие водительские права штата Орегон. Требуется ежедневно иметь на работе надежный автомобиль. Должен иметь стаж безопасного вождения и предоставить доказательство страхования личного автомобиля. Может потребоваться перевозка оборудования округа на личном автомобиле (мотоциклы не могут использоваться для перевозки оборудования округа).

Рабочая среда

Ограниченные офисные и складские условия с ограниченным климатом и температурой от умеренного до умеренного холода/жары. Также включает в себя поездки для осуществления доставки клиентам в различных климатических условиях, которые могут включать проливной дождь и умеренный снег. Воздействие шума от умеренного до громкого и от случая к случаю до частых периодов времени.

Физические требования

1. Частое дотягивание, перемещение, работа руками, разговор и слушание. Мобильность, позволяющая работать в типичной офисной обстановке и использовать офисное оборудование, выносливость, позволяющая находиться в сидячем положении и сохранять концентрацию в течение длительного времени, находиться на ногах или двигаться в течение 80% смены. Частые сверхурочные в периоды загруженности в летние месяцы. Слух и речь, позволяющие общаться лично или по телефону. Зрение: Частая острота зрения вблизи; периодическая острота зрения вдаль. Зрение для чтения печатных материалов, экранов компьютеров и/или других контрольных устройств. Периодическое сгибание, скручивание, приседание, вставание на колени, ползание, подъем по лестнице, дотягивание.
2. Сила: тяжелая - периодически прилагать усилие от 51 до 100 фунтов, и/или часто прилагать усилие от 26 до 50 фунтов, и/или постоянно прилагать усилие от 11 до 25 фунтов для перемещения предметов. Может потребоваться много стоять/ходить/нести/толкать/тянуть. Частое поднятие 50+ фунтов бумаги и других материалов.

Salem-Keizer Государственные школы - работодатель, предоставляющий равные возможности.