Начальник отдела вспомогательных служб

Отдел:Вспомогательные службы
Категория: Специалисты/технические сотрудники
Подчиняется: Координатору по оперативной деятельности и логистике
Руководящие обязанности:Да
Зарплатная категория: 425 — Шкала заработной платы для специалистов и технических сотрудников
Условия трудоустройства: 12 месяцев (260 дней)
Статус по Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA): Освобожден от соблюдения

Краткое описание должности

Руководитель отдела вспомогательных служб обеспечивает оперативное руководство и технический контроль над всеми подразделениями вспомогательных служб, включая складское хозяйство, логистику, репрографию, управление активами, поддержку клиентов и производственные услуги. Данная должность предполагает обеспечение эффективного, соответствующего нормативным требованиям и высококачественного обслуживания, необходимого для функционирования школ и школьного округа. Сотрудник на этой должности возглавляет инициативы по совершенствованию процессов, руководит подчиненным персоналом и взаимодействует с внутренними заинтересованными сторонами с целью оптимизации рабочих процессов, повышения качества обслуживания клиентов и содействия достижению операционного совершенства в соответствии с ценностями школьного округа.

Основные обязанности по выполнению работы

Действующие сотрудники могут выполнять любую комбинацию основных должностных обязанностей, перечисленных ниже.

1. Активно участвует в инициативах команды, школы и округа, способствуя сотрудничеству, совместному решению проблем и культуре взаимного уважения. Вносит идеи, поддерживает коллег и продвигает общие цели.
2. Демонстрирует приверженность непрерывному обучению, запрашивая обратную связь, ища возможности для профессионального развития и применяя новые знания и навыки для улучшения результатов и качества обслуживания.
3. Предоставляет высококачественные услуги, соответствующие ценностям, внутренним и внешним заинтересованным сторонам, реагируя точно, эффективно и с empath. Поддерживает позитивный, ориентированный на решение подход во всех взаимодействиях.
4. Выявляет возможности для улучшения, предлагая идеи, которые повышают эффективность, качество обслуживания или результаты в рамках установленных процедур. Демонстрирует открытость к новым идеям и подходам.
5. Контролирует и координирует повседневную деятельность подразделений вспомогательных служб, в том числе складскую деятельность, логистику и доставку, репрографические и производственные услуги, управление активами, а также работу службы поддержки клиентов.
6. Планирует, организует и контролирует рабочие процессы для обеспечения эффективного производства, точного управления запасами, своевременной доставки материалов и предоставления высококачественных услуг школам и подразделениям.
7. Руководит, наставляет и оценивает работу подчиненных сотрудников; определяет требования к результатам работы; разрабатывает графики работы и планы обеспечения дежурств; организует обучение и профессиональное развитие с целью повышения эффективности работы и качества обслуживания клиентов.
8. Обеспечивает соблюдение политик округа, стандартов безопасности и действующих нормативных требований, касающихся складского хозяйства, погрузочно-разгрузочных работ, операций по доставке, производственного оборудования и управления жизненным циклом активов.
9. Анализирует операционные данные, показатели качества обслуживания и рабочие процессы; составляет отчеты; предлагает меры по повышению эффективности, рентабельности и качества обслуживания.
10. Координирует реализацию сложных операционных проектов, включая крупномасштабные перевозки материалов, монтажные работы, логистическое планирование, а также межведомственные инициативы, направленные на поддержку приоритетных задач района.
11. Контролирует процессы сбора, хранения, перераспределения и утилизации активов в целях обеспечения финансовой ответственности, оптимизации использования площадей и планирования жизненного цикла.
12. Взаимодействует с внутренними подразделениями, поставщиками и внешними партнерами для решения технических, производственных и логистических вопросов, а также для обеспечения соответствия операционным целям округа.
13. Осуществляет техническую диагностику и устранение неисправностей, а также оказывает поддержку клиентам в отношении систем, программного обеспечения и производственных процессов в рамках вспомогательных служб.
14. Создает и поддерживает культуру предпринимательства, уделяя особое внимание передовым методам работы, оптимизации обслуживания, увеличению доходов и сокращению затрат.
15. Выполняет другие обязанности, связанные с должностью, по мере необходимости.

Знания

1. Организационные политики и процедуры, руководящие принципы для конкретных должностей, а также способность изучать и применять стандарты округа.
2. Складские операции, координация логистики, производственные услуги, управление запасами и управление жизненным циклом активов.
3. Принципы работы с клиентами и системы предоставления услуг в государственном секторе или в сфере школьного образования (K–12).
4. Стандарты и правила техники безопасности, касающиеся погрузочно-разгрузочных работ, эксплуатации оборудования, а также условий на складе или в производственных помещениях.
5. Планирование рабочих процессов, методологии оптимизации процессов и показатели операционной эффективности.
6. Программные системы, используемые для управления задачами, учета запасов, выставления счетов, составления отчетов и организации производственных процессов.

Навыки

1. Сильные навыки устного и письменного общения, соответствующие обязанностям данной должности.
2. Использование общих технологических инструментов, соответствующих должности, включая электронную почту, приложения для повышения производительности, цифровые коммуникационные платформы, а также системы, специфичные для района и должности, с возможностью осваивать новые инструменты по мере необходимости.
3. Контроль, наставничество и оценка работы сотрудников с целью обеспечения подотчётности, качества обслуживания и профессионального роста.
4. Анализ операционных данных и подготовка отчетов для содействия принятию решений и постоянному совершенствованию.
5. Организация, расстановка приоритетов и координация нескольких параллельных проектов и запросов на обслуживание.

Способности

1. Устанавливайте и поддерживайте позитивные, продуктивные и учитывающие культурные особенности отношения со студентами, персоналом, семьями и партнерами из сообщества.
2. Обеспечивайте своевременное, точное, вежливое и внимательное обслуживание, отражающее основные ценности округа.
3. Проявляйте здравый смысл, соблюдайте конфиденциальность и действуйте в деликатных ситуациях с профессионализмом, осмотрительностью и честностью.
4. Эффективно работать в условиях жестких сроков, прерываний и меняющихся или конкурирующих приоритетов.
5. Анализировать сложные логистические или производственные задачи и разрабатывать практичные и экономически обоснованные решения.
6. Осуществлять стратегическое и оперативное руководство в различных сферах деятельности, обеспечивая при этом соответствие целям округа и его основным ценностям.
7. Предвидеть операционные проблемы, оценивать риски и внедрять проактивные решения, позволяющие свести к минимуму сбои в работе школ и окружных ведомств.
8. Создавать культуру ответственности, сотрудничества и постоянного совершенствования среди подчиненных сотрудников.
9. Уметь лавировать между конкурирующими приоритетами и меняющимися требованиями, сохраняя при этом качество обслуживания и боевой дух команды.
10. Проводить оценку процессов и внедрять системные усовершенствования, направленные на повышение эффективности, финансовой ответственности и качества обслуживания.

Минимальные квалификации

Для соответствия требованиям данной должности может быть принято во внимание любое сочетание обучения, опыта и/или образования.

Образование

1. Диплом младшего специалиста в области делового администрирования, логистики, управления производственными процессами, промышленных технологий, государственного управления или в смежной области.
2. Предпочтительно наличие степени бакалавра в соответствующей области.

Опыт

1. Четыре (4) года опыта работы с постепенным увеличением круга обязанностей в сфере обслуживания клиентов, складских операций, координации логистики, производственных услуг или в других схожих операционных сферах.
2. Два (2) года опыта работы в руководящей должности или на руководящей позиции, связанной с управлением персоналом, рабочими процессами или операционными функциями.
3. Предпочтительно наличие опыта работы в сфере образования (K–12) или в государственном секторе.
4. Предпочтительно наличие опыта внедрения усовершенствований процессов, управления показателями качества обслуживания или координации операционных функций в нескольких подразделениях.

Лицензии, сертификаты и другие требования

Наличие действующих водительских прав США и личного транспорта (предоставляется компенсация за пробег)

Условия труда

Физические нагрузки

1. Постоянно (более 5,6 часов или 69 % суток):
2. Часто (от 2,6 до 5,5 часов или от 33% до 68% рабочего дня): ловкость пальцев, слух, сидение, стояние, ходьба
3. Иногда (до 2,5 часов или 32 % рабочего дня): удержание равновесия, переноска/подъем, координация нескольких конечностей, тяга/толкание, вытягивание рук
4. Редко: (менее 1 часа или 12 % рабочего дня): работа с цветом, лазание, ползание, приседание/преклонение колен, повторяющиеся движения

Тип работы/физические нагрузки

Тяжёлая работа: для перемещения предметов требуется время от времени прикладывать усилие в 50–100 фунтов, и/или часто — в 25–50 фунтов, и/или постоянно — в 10–20 фунтов.

Психические и психологические нагрузки

Умеренные требования: Должность предполагает умеренные когнитивные требования в общей структуре рабочей среды. Роль может требовать периодического управления эмоционально сложными взаимодействиями или проблемами клиентов. Работа иногда выполняется в условиях жестких или конкурирующих сроков. Воздействие общественной обратной связи или критики ограничено. Должность иногда требует постоянной концентрации на сложных задачах или деятельности по решению проблем.

Рабочая среда

Умеренный уровень риска и дискомфорта: Работа связана с умеренным риском или дискомфортом, требующим соблюдения основных мер предосторожности, например, работа рядом с движущимися деталями, тележками или машинами; воздействие инфекционных заболеваний или раздражающих химических веществ. От сотрудников может потребоваться использование обычной защитной одежды или приспособлений, таких как маски, халаты, пальто, ботинки, очки, перчатки или щитки.

Заявление о защите прав потребителей

Государственная школа Salem-Keizer является работодателем, предоставляющим равные возможности, и не допускает дискриминации по признаку расы, цвета кожи, религии, национального происхождения, возраста, инвалидности или пола, включая беременность, сексуальную ориентацию и гендерную идентичность, а также другие характеристики, защищенные законом. Лицам с ограниченными возможностями могут быть предоставлены разумные приспособления для выполнения основных обязанностей.

Обязанности представителя

Настоящее описание должностных обязанностей призвано точно отразить обязанности, ответственность и требования, предъявляемые к данной должности. Она не является и не должна рассматриваться как исчерпывающий перечень всех обязанностей, навыков или условий работы, связанных с данной должностью. Округ оставляет за собой право изменять, добавлять или удалять обязанности, а также возлагать другие обязанности по мере необходимости.

Дата(ы) пересмотра:

03.01.2026 — Создано