Старший секретарь

ЦЕЛЬ

Повышение успеваемости учащихся путем выполнения широкого спектра ответственных и деликатных секретарских и канцелярских обязанностей по назначенным программам или отделу и/или администратору/руководителю.

ХАРАКТЕРИСТИКИ КЛАССА

Сотрудники, занимающие должности данной классификации, выполняют канцелярские обязанности в рамках одной программы или операции или нескольких небольших программ или операций. Этот класс отличается от класса секретарей тем, что выполняемая работа охватывает более широкий круг обязанностей, и сотрудники обладают большей свободой действий для определения надлежащего курса действий на основе установленных правил, политик и процедур, относящихся к их программе или области деятельности. Должности этого класса также несут большую ответственность за распространение информации и интерпретацию процедур в рамках установленных руководящих принципов. Может поручать работу подчиненным канцелярским специалистам. Требуются общие знания программы, специфические для области назначения. Может обслуживать несколько профессиональных сотрудников или одного администратора.

ПОЛУЧЕННЫЙ И ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫЙ НАДЗОР

Получает указания от назначенного руководителя и может получать функциональный и технический надзор от вышестоящего вспомогательного офисного персонала. Методы выполнения задач находятся в ведении сотрудника и должны выполняться в рамках установленной политики или в соответствии с правилами и положениями. Работа проверяется только периодически, чтобы убедиться в соответствии стандартам и измеренным результатам.

Может осуществлять функциональный надзор за канцелярским персоналом.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ РАБОТЫ

Может включать, но не ограничиваться следующим

1. Обеспечение канцелярской поддержки назначенной программы или отдела; ведение технической документации для выполнения важной функции в рамках назначенной программы или отдела.
2. Интерпретация и разъяснение политики, правил и положений программы или отдела в ответ на запросы; направление запросов по мере необходимости.
3. Сбор информации и данных для статистических и финансовых отчетов; предоставление информации руководителю по запросу.
4. Составление и сборка различных специальных отчетов, форм и сводок.
5. Создание и ведение различных файлов и записей, а также ведение справочников и обновление справочных материалов.
6. Составление обычной корреспонденции.
7. Выполнение функций офисного секретаря; прием звонков и посетителей, а также направление запросов по мере необходимости.
8. Обработка разнообразных письменных материалов, включая письма, тесты, отчеты, статистические данные и диаграммы из черновиков, устных инструкций; набор, корректура и обработка документов; набор большого объема материала. Может использовать транскрипционную машину/рекордер.
9. Организация поездок, ведение расписания встреч и календарей, организация встреч и конференций.
10. Получение и распределение обычной и электронной почты.
11. Поддержание регулярной и последовательной посещаемости и пунктуальности.
12. Выполнение смежных обязанностей в соответствии с описанием должности и назначением.

МИНИМАЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Знание

1. Организация работы и методы исследования, достаточные для сбора данных для различных заданий.
2. Основные принципы и практика ведения бухгалтерского учета.
3. Использование английского языка, орфография, грамматика и пунктуация.
4. Современные офисные методы, процедуры и офисные компьютерные аппаратные и программные приложения.
5. Принципы и практика написания деловых писем.
6. Принципы и процедуры ведения учета, подготовка баз данных и электронных таблиц.

Возможность

1. Быстрое приобретение рабочих знаний о политике и процедурах департамента и работе канцелярских служб в рамках программы или департамента.
2. Выполнение вспомогательных канцелярских функций, требующих самостоятельного суждения, принятия решений и решения проблем.
3. Поиск информации и составление служебных записок, писем и другой корреспонденции для себя или административного руководителя.
4. Планирование, организация, определение приоритетов и выполнение большого объема работы своевременно и эффективно.
5. Работа на компьютере для ввода, редактирования и получения информации, а также для работы с текстами и программами.
6. Изучите организацию и работу других отделов.
7. Тщательно анализируйте ситуации и принимайте эффективные меры.
8. Понимать и применять политики и процедуры отдела.
9. Сбор информации, ведение обширной документации и подготовка отчетов.
10. Общайтесь четко и лаконично, как в устной, так и в письменной форме.
11. Набирайте текст со скоростью, необходимой для успешного выполнения работы.
12. Устанавливать и поддерживать эффективные рабочие отношения с теми, с кем приходится сталкиваться в процессе работы.

Опыт и обучение

Подходит любое сочетание опыта и обучения, которое обеспечит требуемые знания и способности. Репрезентативным способом получения требуемых знаний и способностей может быть:

Опыт

Три года опыта работы в сложных офисах с постепенным выполнением обязанностей секретаря.

Обучение

Эквивалент окончания двенадцатого класса.

Рабочая среда

Климатическая обстановка в офисе с температурой от умеренного до умеренного холода/жары. Воздействие шума от умеренного до громкого и от случая к случаю до частых периодов времени.

Физические требования

Частое дотягивание, манипулирование, перебирание пальцами, разговор и слушание. Мобильность для работы в типичной офисной обстановке и использования стандартного офисного оборудования, выносливость, чтобы оставаться в сидячем положении и сохранять концентрацию в течение длительного времени. Слух и речь, позволяющие общаться лично или по телефону.
Зрение: Частая острота зрения вблизи; периодическая острота зрения вдаль. Зрение для чтения печатных материалов, экранов компьютеров и/или других контрольных устройств.

Сила: Сидячий/средний - часто прилагать усилие до 10-25 фунтов, постоянно прилагать усилие до 10 фунтов или незначительное усилие для поднятия, переноски, толкания, вытягивания или перемещения предметов.