Старший специалист по делопроизводству

ЦЕЛЬ

Повышение успеваемости учащихся путем выполнения разнообразной канцелярской, регистрационной и общей офисной работы в непосредственной поддержке программы, отдела или школьного офиса.

ХАРАКТЕРИСТИКИ КЛАССА

Сотрудники этого класса выполняют разнообразные канцелярские задачи в рамках непосредственной поддержки конкретных программ и операций. Выполняемая работа требует базовых рабочих знаний политики, процедур и практики, которые регулируют область назначения. Работа может быть связана с контактами с общественностью.

ПОЛУЧЕННЫЙ И ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫЙ НАДЗОР

Получает непосредственный контроль от назначенного руководителя, а также технический и функциональный контроль от сотрудников более высокого уровня. Методы выполнения задач находятся в ведении сотрудника и должны выполняться в рамках установленной политики или в соответствии с правилами и положениями. Работа часто проверяется на соответствие стандартам и измеряемым результатам.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ РАБОТЫ

Может включать, но не ограничиваться следующим

ПРИМЕЧАНИЕ: Фактические должностные обязанности могут варьироваться в зависимости от отдела, школы и/или функции.

1. Составление, проверка и организация документации по функциональному направлению в соответствии с заданием; ведение и обновление документации; обработка документации по программному направлению, требующая ограниченного объема самостоятельных суждений и принятия решений.
2. Просмотр записей и определение необходимых действий.
3. Набор текста корреспонденции, отчетов и других документов; составление корреспонденции в соответствии с общими инструкциями.
4. Отвечать на запросы других отделов, студентов и общественности по вопросам, связанным с областью назначения.
5. Ввод и извлечение данных с помощью компьютера и/или программ электронных таблиц; ведение документации и составление базовых отчетов.
6. Применение и разъяснение правил, процедур и политик департамента или программы.
7. Выполнение основных бухгалтерских операций по мере необходимости.
8. Поддержание регулярной и последовательной посещаемости и пунктуальности.
9. Выполнение смежных обязанностей в соответствии с описанием должности и назначением.
10. Может выполнять обязанности секретаря.

МИНИМАЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Знание

1. Принципы и практика ведения офисной документации
2. Грамматика, орфография, пунктуация и математика делового английского языка
3. Современные офисные практики, процедуры и офисное оборудование
4. Компьютерные программы для обработки текстов и электронных таблиц

Возможность

1. Планировать, организовывать, расставлять приоритеты и выполнять задания в условиях работы, подверженной частым перерывам
2. Осуществлять независимое суждение, включая принятие соответствующих решений относительно методов работы и сроков выполнения порученной работы
3. Применять законы, правила, положения, политики и процедуры
4. Работа на персональном компьютере и использование программ обработки текстов и электронных таблиц для создания форматов записей/документов, ввода и извлечения данных, ведения учета и создания документов и отчетов.
5. Сбор и систематизация информации о данных и подготовка отчетов
6. Изучение и применение технической информации в рамках поставленных задач
7. Работа с текстом со скоростью, необходимой для успешного выполнения работы
8. Работа с различным офисным оборудованием, включая компьютеры, копировальные аппараты, копировальные доски и фотокамеры.
9. Устанавливать и поддерживать эффективные рабочие отношения с теми, с кем приходится сталкиваться в процессе работы
10. Соблюдайте конфиденциальность информации
11. Общаться четко и лаконично, как устно, так и письменно
12. Обеспечьте отличное обслуживание клиентов

Опыт и обучение

Подходит любое сочетание опыта и обучения, которое может обеспечить требуемые знания и способности. Репрезентативным способом получения знаний и способностей может быть:

Опыт

Любой опыт работы в канцелярской сфере, связанный с ведением документации, контактами с общественностью и использованием компьютеров для обработки текстов и ведения документации.

Обучение

Эквивалент окончания двенадцатого класса. Диплом об окончании средней школы или обучение в колледже, или занятия в бизнес-школе.

Рабочая среда

Климатическая обстановка в офисе с минимальным или высоким уровнем шума в зависимости от места работы.

Умеренный или высокий уровень контактов с персоналом округа и внешними организациями/обществом в зависимости от места работы.

Физические требования

Частое дотягивание, манипулирование, перебирание пальцами, разговор и слушание. Мобильность для работы в типичной офисной обстановке и использования стандартного офисного оборудования, выносливость, чтобы оставаться в сидячем положении и сохранять концентрацию в течение длительного времени. Слух и речь, позволяющие общаться лично или по телефону.
Зрение: Частая острота зрения вблизи; периодическая острота зрения вдаль. Зрение для чтения печатных материалов, экранов компьютеров и/или других контрольных устройств.

Сила: Сидячая работа/легкая работа - периодически прилагать усилие до 20 фунтов или незначительное усилие для поднятия, переноски, толкания, вытягивания или перемещения предметов.