Специалист по школьному офису

ЦЕЛЬ

Повышение успеваемости учащихся путем выполнения различных умеренно сложных канцелярских обязанностей, используя различное офисное оборудование и компьютерные программы в школьном офисе в рамках непосредственной административной поддержки школы.

ПОЛУЧЕННЫЙ И ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫЙ НАДЗОР

Получает указания и общий надзор от назначенного руководителя и может получать технический и функциональный надзор от вышестоящего вспомогательного персонала школьного офиса. Методы выполнения задач находятся в ведении сотрудника и должны выполняться в рамках установленной политики. Работа проверяется только периодически, чтобы убедиться в соответствии стандартам и измеренным результатам.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ РАБОТЫ

Может включать, но не ограничиваться следующим

ПРИМЕЧАНИЕ: Фактические должностные обязанности могут варьироваться в зависимости от назначенной зоны (зон) ответственности в школе.

1. Подготовка и ведение различных умеренно сложных канцелярских документов, например, связанных с персоналом, посещаемостью учащихся, дисциплиной учащихся, иммунизацией учащихся, школьными/спортивными мероприятиями, расходами по программе, а также принадлежностями и материалами.
2. Ввод и извлечение данных с помощью компьютера и программ текстового процессора и/или электронных таблиц; разработка сложных систем ведения документации; ведение записей и создание отчетов, включая MUNIS, SmartFind Express (автоматизированная система вызова замены) и информационную систему для студентов.
3. Выполнение функций секретаря школьного офиса, если это необходимо; прием и проверка телефонных звонков и направление их к соответствующему сотруднику/отделу; прием и направление посетителей офиса; ответы на общие запросы о предоставлении информации и помощи; обработка звонков от расстроенных, сердитых или растерянных абонентов.
4. Интерпретация, применение и объяснение правил, положений, процедур и политики департамента или школы.
5. Создание и ведение различных файлов и записей; ведение справочников и обновление справочных материалов.
6. Ведение расписания встреч и календарей, организация встреч и конференций, организация поездок.
7. Оказание медицинской помощи учащимся в отсутствие медсестры или школьного ассистента по вопросам здоровья. Оказывать помощь заболевшим ученикам, проявляя сострадание и терпение.
8. Обработка различных письменных материалов, включая письма, тесты, отчеты, статистические данные и диаграммы, с чернового варианта.
9. Организация и распределение почты среди сотрудников
10. Заказ и получение расходных материалов для школы.
11. Выполнение основных задач по ведению бухгалтерского учета.
12. Выдача лекарств учащимся, ведение медицинской документации и выполнение обязанностей по оказанию первой помощи.
13. Оказание канцелярской поддержки комитету (комитетам) путем подготовки повестки дня и справочных материалов, расшифровки и распространения протоколов.
14. Координация работы ассистентов-студентов, работающих в офисе.
15. Поддержание регулярной и последовательной посещаемости и пунктуальности.
16. Выполнение смежных обязанностей в соответствии с описанием должности и назначением.

МИНИМАЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Знание

1. Организация работы и методы исследования, достаточные для сбора, анализа и интерпретации данных
2. Использование английского языка, орфография, грамматика, пунктуация и арифметика
3. Современные офисные процедуры и офисное компьютерное оборудование и программное обеспечение
4. Принципы и практика написания деловых писем
5. Принципы и процедуры ведения учета
6. Терминология, используемая в бухгалтерском учете и бухгалтерской канцелярской работе, по мере необходимости

Возможность

1. Многозадачность в условиях большой загруженности школьного офиса
2. Устанавливать и поддерживать эффективные рабочие отношения с теми, с кем приходится сталкиваться в ходе и в рамках работы
3. Выполнение широкого спектра вспомогательных канцелярских функций, требующих принятия решений в рамках установленных политик, правил и процедур.
4. Планировать, организовывать, расставлять приоритеты и своевременно и эффективно выполнять рабочие задания.
5. Работа на компьютере с интегрированным доступом к финансовой системе и соответствующим периферийным оборудованием и программным обеспечением. Эксплуатация различных офисных машин.
6. Набирайте текст со скоростью, необходимой для успешного выполнения работы
7. Эффективно работать в напряженной офисной обстановке, характеризующейся частыми перерывами и большим объемом работы
8. Многозадачность и способность быстро адаптироваться к меняющимся ситуациям
9. Эффективно работать в команде
10. Четко и лаконично общаться с широким кругом людей как в устной, так и в письменной форме.
11. Объяснять, разъяснять и применять школьную политику и правила
12. Составление и ведение сложной и обширной документации
13. Тщательно анализировать ситуации и принимать эффективные меры
14. Соблюдайте высокий уровень конфиденциальности во всех вопросах, касающихся сотрудников, учеников и семей
15. Проявлять дипломатию и такт и поддерживать высокий уровень профессионализма
16. Обеспечьте отличное обслуживание клиентов

Опыт и обучение

Подходит любое сочетание опыта и обучения, которое обеспечит требуемые знания и способности. Репрезентативным способом получения знаний и способностей может быть:

Опыт

Три года опыта работы секретарем в сложных офисных условиях. Предпочтителен опыт работы в школьном офисе.

Обучение

Эквивалент окончания двенадцатого класса.

Рабочая среда

Климат в школьном офисе с умеренным и высоким уровнем шума.

Умеренный или высокий уровень контактов с персоналом округа и внешними организациями/обществом в зависимости от места работы.

Физические требования

Частое дотягивание, манипулирование, перебирание пальцами, разговор и слушание. Мобильность для работы в обычной школьной обстановке и использования стандартного офисного оборудования, выносливость, чтобы оставаться в сидячем положении и сохранять концентрацию в течение длительного времени. Слух и речь для общения лично или по телефону.
Зрение: Частая острота зрения вблизи; периодическая острота зрения вдаль. Зрение для чтения печатных материалов, экранов компьютеров и/или других устройств контроля.

Сила: Сидячая работа/легкая работа - периодически прилагать усилие до 15 фунтов или незначительное усилие для поднятия, переноски, толкания, вытягивания или перемещения предметов.