Специалист по закупкам и контрактам 3

ЦЕЛЬ

Выполняет функции помощника руководителя отдела. Работает на самом высоком уровне, над самыми сложными проектами. Должен обеспечивать обучение, поддержку и надзор за такими программами, как закупочные карты, совместные закупки, заказ на Amazon. Предоставляет сотруднику возможность осуществлять закупки для наиболее сложных крупных закупок. Сотрудник будет работать под небольшим контролем, при необходимости сверяясь с менеджером для обеспечения соблюдения требований.

ХАРАКТЕРИСТИКИ КЛАССА

Сотрудник выполняет сложную, нестандартную работу по закупкам или заключению контрактов. Сотрудник выбирает из четко различимых альтернатив и работает в рамках письменных инструкций. Работа несколько разнообразна и включает новые ситуации, требующие анализа и выбора наиболее подходящего процесса.

ПОЛУЧЕННЫЙ И ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫЙ НАДЗОР

Сотрудник работает под руководством менеджера, и ему помогают сотрудники более низкого уровня, чтобы обеспечить возможность обучения. Менеджер изучает методы работы, стандарты и рекомендации, а также обеспечивает обратную связь. Ожидается, что работник не будет нуждаться в особом контроле.

ОТНОШЕНИЯ С ОКРУЖАЮЩИМИ

Сотрудник регулярно общается с поставщиками по телефону, письменно, электронно и лично для размещения заказов, запроса котировок и решения проблем. Сотрудник также регулярно контактирует с сотрудниками округа, чтобы обсудить потребности, сообщить результаты котировок и помочь в решении вопросов, если возникают проблемы с заказом.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ РАБОТЫ

Может включать, но не ограничиваться следующим

1. Отвечает за разработку, проведение и мониторинг тренингов по администрированию карт, управлению контрактами и администрированию счетов (Office Depot (OD), Amazon и т. д.).
2. Рассматривает заявки на закупки и обрабатывает их в соответствии со статутом штата, политикой агентства и правилами.
3. Изучает источники поставок и услуг. Сравнивает стоимость, качество и доступность.
4. Определяет наиболее экономичный объем заказа и способы доставки. Оценивает правильность методов закупок.
5. Готовит заказы на поставку и получает ограниченное количество котировок на товары, относящиеся к категории малых или средних закупок (в соответствии с политикой округа).
6. Проверяет результаты и консультируется с клиентами, чтобы убедиться в пригодности заказов.
7. Выдает награды за покупки.
8. Готовит заказы на поставку, контролирует доставку и/или отмену заказов при необходимости, а также ведет переговоры с поставщиками о возврате и замене товара.
9. Другие обязанности по назначению.

МИНИМАЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Знание

1. Знания на уровне подмастерья:
2. Процессы закупок и заключения контрактов
3. Математика: сложение, вычитание, умножение, деление и вычисление процентов.
4. Структура и содержание английского языка, включая значение и написание слов, правила композиции и грамматики.
5. Административные и канцелярские процедуры и системы, такие как системы обработки и хранения данных, системы ведения документации и делопроизводства, а также типичные офисные процедуры и терминология.

Возможность

1. Активное слушание
2. Критическое мышление, анализ информации
3. Умение сравнивать и сопоставлять варианты для оценки их эффективности Управление временем, расстановка приоритетов
4. Исследование и сбор данных
5. Межличностное общение - Общайтесь четко и ясно, как в устной, так и в письменной форме. Ведение документации

Опыт и обучение

Предпочтителен опыт работы в сфере закупок и управления контрактами. Предпочтительна степень бакалавра.

РАБОЧАЯ СРЕДА

Климатическая обстановка в офисе с минимальным или умеренным уровнем шума в зависимости от места работы. Умеренный или высокий уровень контактов с персоналом округа и внешними организациями/обществом в зависимости от должностных обязанностей.

ФИЗИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Частое дотягивание, манипулирование, перебирание пальцами, разговор и слушание. Мобильность для работы в типичной офисной обстановке и использования стандартного офисного оборудования, выносливость, чтобы оставаться в сидячем положении и сохранять концентрацию в течение длительного времени. Слух и речь для общения лично или по телефону.

Зрение: Частая острота зрения вблизи; периодическая острота зрения вдаль. Зрение для чтения печатных материалов, экранов компьютеров и/или других устройств контроля.

Сила: Сидячая работа/легкая работа - периодически прилагать усилие до 15 фунтов или незначительное усилие для поднятия, переноски, толкания, вытягивания или перемещения предметов.