Офис-менеджер 1

ЦЕЛЬ

Повышение успеваемости учащихся путем выполнения различных офисных и секретарских обязанностей в закрепленной за ним небольшой начальной школе и оказания секретарской поддержки директору.

ХАРАКТЕРИСТИКИ КЛАССА

В небольших начальных школах сотрудники этого класса выполняют канцелярские, секретарские, регистрационные и административные функции. Выполняет конфиденциальные секретарские обязанности для директора школы. Работа выполняется самостоятельно, часто в отсутствие директора.

ПОЛУЧЕННЫЙ И ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫЙ НАДЗОР

1. Получает указания от назначенного директора. Методы выполнения заданий обычно остаются на усмотрение сотрудника, при этом руководитель время от времени дает указания, советы и принимает решения. Работа периодически проверяется в процессе выполнения и по завершении.
2. Может осуществлять технический надзор за назначенными канцелярскими работниками, охранниками переходов и волонтерами.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ РАБОТЫ

Может включать, но не ограничиваться следующим

1. Планирование, организация и управление офисом небольшой начальной школы, включая административные, кадровые и ученические мероприятия; выполнение функций консультанта по вопросам бухгалтерского учета, номеров счетов и других офисных вопросов.
2. Отвечать на запросы информации, отвечать на вопросы, предлагать решения проблем на первом уровне, объяснять стандартные процедуры и школьную политику, а также служить связующим звеном между директором и другими сотрудниками и общественностью, используя свое усмотрение и суждения.
3. Ведение и координация ведения разнообразной канцелярской документации, в том числе касающейся поставок и материалов, персонала, учащихся, расходов и общей деятельности школы.
4. Ввод и извлечение данных с помощью компьютера и программ текстового процессора и/или электронных таблиц; разработка сложных систем ведения документации; ведение документации и создание отчетов, включая MUNIS, SmartFind Express (автоматизированная система вызова замены) и School Administrative Student Information (SASI).
5. Сбор информации и выполнение сложных канцелярских или бухгалтерских обязанностей, связанных с подготовкой и обработкой документов и отчетов, требующих применения технических знаний по предмету, включая бюджеты, записи о студентах и другие официальные документы.
6. Поддержание позитивной и доброжелательной атмосферы для студентов, сотрудников и общественности.
7. Исследование, составление и подготовка рутинных административных и сложных канцелярских отчетов и документов; составление, контроль и ведение различных финансовых и статистических отчетов и счетов, связанных с деятельностью школы.
8. Набор, редактирование и корректура корреспонденции, отчетов и других документов; самостоятельный сбор информации для и/или составление корреспонденции и школьного бюллетеня.
9. Предоставление информации о школе другим сотрудникам округа, учащимся и общественности; передача информации от руководителя другим лицам по мере необходимости.
10. Оказание первой помощи и базовой медицинской помощи больным и пострадавшим студентам.
11. Планирование и организация встреч и конференций.
12. Может планировать, распределять и контролировать работу канцелярских сотрудников.
13. Поддержание регулярной и последовательной посещаемости и пунктуальности.
14. Выполнение смежных обязанностей в соответствии с описанием должности и назначением.

МИНИМАЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Знание:

1. Принципы и практика организации работы
2. Соответствующие правила, политики, процедуры и положения, влияющие на работу и программы школы
3. Основные принципы бухгалтерского учета и ведения документации
4. Требования к вакцинации и другие политики и процедуры, связанные со здоровьем
5. Современные офисные процедуры и компьютерное оборудование. Знание всех компьютерных приложений, используемых в округе, и использование Интернета для школьных дел, включая Microsoft Word, Excel, Groupwise, SASI, Internet Explorer, SmartFind Express, MUNIS, Quicken, Publisher, Print Shop.
6. Деловой английский, орфография, пунктуация и грамматика Базовая математика

Способность к:

1. Самостоятельно планировать и эффективно управлять работой школьного офиса
2. Принимать самостоятельные меры при необходимости и решать уникальные проблемы
3. Эффективно работать, ориентируясь на обслуживание, в условиях загруженности школьного офиса, подвергаясь частым прерываниям
4. Многозадачность и способность быстро адаптироваться к меняющимся ситуациям. Соблюдение заранее установленных сроков
5. Понимать, интерпретировать и применять политику, процедуры и правила округа, влияющие на работу и программы школы
6. В общении с учениками проявляйте сочувствие
7. Подготовка и ведение сложной документации и составление периодических отчетов на ее основе
8. Подготовка и ведение умеренно сложных финансовых отчетов и бухгалтерских книг, включая бюджетные документы
9. Координировать работу других людей
10. Составлять обычную корреспонденцию
11. Работа на персональном компьютере с интегрированным доступом к финансовой системе и соответствующим периферийным оборудованием и программным обеспечением, включая Microsoft (MS) Word, Excel, Filemaker Pro или другие программы баз данных.
12. Набирайте текст со скоростью, необходимой для успешного выполнения работы
13. Проявляйте дипломатию и такт и поддерживайте высокий уровень профессионализма. Поддерживать отношения с общественностью
14. Соблюдайте высокий уровень конфиденциальности во всех вопросах, касающихся персонала, студентов и семей
15. Устанавливать и поддерживать эффективные рабочие отношения с теми, с кем приходится сталкиваться в процессе работы.
16. Общаться четко и лаконично, как устно, так и письменно

Опыт и обучение

Подходит любое сочетание опыта и обучения, которое может обеспечить требуемые знания и способности. Репрезентативным способом получения знаний и способностей может быть:

Опыт

Два года ответственного опыта работы секретарем/офис-менеджером, предполагающего высокую степень независимости. Предпочтителен один год опыта работы в школьном офисе.

Обучение:

Эквивалент окончания двенадцатого класса, дополненный курсовой работой по секретарскому делу, делопроизводству, обработке текстов или в смежной области.

Специальные требования

Владение или способность получить удостоверение по оказанию первой помощи. Предпочтительно наличие сертификата сердечно-легочной реанимации (СЛР).

Рабочая среда

1. Офис с климат-контролем и умеренным уровнем шума.
2. Высокий уровень контактов с персоналом округа и населением.

Физические требования

Частое дотягивание, манипулирование, перебирание пальцами, разговор и слушание. Мобильность, позволяющая работать в типичной обстановке школьного офиса и использовать стандартное офисное оборудование. Выносливость, позволяющая часто переходить из положения сидя в положение стоя, ходить, наклоняться и стоять на коленях. Зрение для чтения печатных материалов и экрана компьютера или других устройств контроля. Слух и речь для общения лично и по телефону.

Сила: Сидячая работа/легкая работа - периодически прилагать усилие до 15 фунтов или незначительное усилие для поднятия, переноски, толкания, вытягивания или перемещения предметов.