Административный помощник 2

ЦЕЛЬ

Повышение успеваемости учащихся путем выполнения различных высокоответственных административных обязанностей, включающих такие виды деятельности, как исследование, разработка и документирование проектов и заданий, требующих технических знаний продвинутого уровня в назначенной области ответственности.

ХАРАКТЕРИСТИКИ КЛАССА

Это класс продвинутого уровня в серии административных помощников. Должности этого уровня отличаются от других классов этой серии уровнем ответственности и сложностью возложенных обязанностей. Сотрудники выполняют наиболее сложные и ответственные виды обязанностей, предусмотренные для классов этой серии, включая выполнение обязанностей, требующих более высокого уровня технических знаний, и/или координацию работы назначенного персонала. Сотрудники этого уровня должны быть полностью обучены всем процедурам, связанным с порученной им областью ответственности.

ПОЛУЧЕННЫЙ И ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫЙ НАДЗОР

1. Получает общее руководство от назначенного руководителя. Методы выполнения задач являются ответственностью сотрудника и должны выполняться в рамках установленной политики. Работа проверяется только периодически, чтобы убедиться в соответствии стандартам и измеренным результатам.
2. Осуществляет функциональный и технический надзор за назначенным канцелярским персоналом. Может обучать новых сотрудников практике и процедурам округа.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ РАБОТЫ

Может включать, но не ограничиваться следующим

ПРИМЕЧАНИЕ: Фактические должностные обязанности могут варьироваться в зависимости от отдела и/или функции, например, отдел кадров, отдел по работе со студентами, исполнительная администрация.

1. Планирование, координация и анализ работы назначенного канцелярского персонала; рекомендует альтернативы существующим офисным системам и процедурам.
2. Проведение комплексных исследований, изысканий и оценок, касающихся административных проблем, проектов и закрепленной за ним области ответственности.
3. Составление, анализ и оценка данных, а также подготовка смет, заявлений и отчетов на основе этих данных.
4. Участие и представление округа или департамента в комитетах и целевых группах; оказание технической помощи при необходимости.
5. Помощь руководству в реализации специальных проектов и программ; проведение исследований и разработка предварительного анализа и рекомендаций.
6. Интерпретация и применение правил, политик, процедур и положений, затрагивающих вверенную область ответственности.
7. Выполнение функций консультанта и связующего звена между руководителем и другими сотрудниками, а также с общественностью, местными органами власти и юрисконсультом, сохраняя при этом конфиденциальность.
8. Координация работы назначенного подразделения или программной области.
9. Помощь в оценке сотрудников более низких категорий.
10. При необходимости может организовывать и проводить встречи и тренинги.
11. Выполнение смежных обязанностей в соответствии с описанием должности и назначением.
12. Обеспечение руководства школьным персоналом в отношении бюджетов проектов и сроков, установленных округом.
13. Проведение аудита командировочных и других фискальных документов и подготовка командировочных и других фискальных документов к оплате. Оформление командировок.
14. Возможный контроль за средствами и расходами grant .
15. Поддержание регулярной и последовательной посещаемости и пунктуальности.
16. Выполнение смежных обязанностей в соответствии с описанием должности и назначением.

МИНИМАЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Знание:

1. Принципы и практика школьной администрации и управления, включая составление бюджета.
2. Статистические и аналитические методы и приемы.
3. Принципы и практика проведения исследований, решения проблем и оценки программ.
4. Принципы и практика организации и упрощения работы.
5. Принципы и практика планирования, координации и анализа работы других людей.
6. Соответствующие правила, политики, процедуры и нормативы, затрагивающие вверенную область ответственности.

Способность к:

1. Исследование, сбор и анализ сложной технической информации, а также подготовка описательных и статистических отчетов.
2. Осуществлять независимое суждение при принятии технических и процедурных решений, касающихся организации и распределения работы, методов работы и продуктов труда
3. Помощь в разработке и внедрении технической и процедурной политики и практики
4. Помощь в разработке краткосрочных и долгосрочных целей и задач
5. Планировать, организовывать и направлять рабочий процесс в большом офисе с большим объемом работы
6. Мониторинг бюджетов, подготовка отчетов о бюджетной деятельности и составление бюджетных прогнозов по основным элементам окружного бюджета. Подготовка сложных технических отчетов
7. Работа на компьютерном терминале для ввода, изменения и получения информации, а также для разработки методов сбора и представления информации и составления сложных отчетов. Знать и уметь использовать все компьютерные программы, разработанные специально для округа (например, SASI, Munis, Recruit and Hire).
8. Анализировать и решать технические и процедурные проблемы, разрабатывать и внедрять планы и процедуры
9. Разработка и поддержка процедурных систем и механизмов контроля
10. Оценка и определение приоритетов в работе
11. Координировать работу других сотрудников и помогать в оценке их работы
12. Устанавливать и поддерживать эффективные рабочие отношения с теми, с кем приходится сталкиваться в процессе работы
13. Общаться четко и лаконично, как устно, так и письменно

Опыт и обучение

Подходит любое сочетание опыта и обучения, которое может обеспечить требуемые знания и способности. Репрезентативным способом получения знаний и способностей может быть:

Опыт

Три года ответственного опыта аналитической и технической поддержки программ.

Обучение

Эквивалент степени младшего специалиста аккредитованного колледжа или университета с основным курсом в области бизнеса, государственного управления, образования или смежной области.

Рабочая среда

1. Климатическая обстановка в офисе и минимальный уровень шума.
2. Умеренный или высокий уровень контактов с персоналом округа и внешними организациями/обществом в зависимости от должностных обязанностей.

Физические требования

Частое дотягивание, манипулирование, перебирание пальцами, разговор и слушание. Мобильность для работы в типичной офисной обстановке и использования стандартного офисного оборудования, выносливость, чтобы оставаться в сидячем положении и сохранять концентрацию в течение длительного времени. Слух и речь, позволяющие общаться лично или по телефону.
Зрение: Частая острота зрения вблизи; периодическая острота зрения вдаль. Зрение для чтения печатных материалов, экранов компьютеров и/или других контрольных устройств.