Координатор по закупкам

Отдел:Бизнес-услуги
Категория должности: Административная
Подчиняется: Директору отдела бизнес-услуг
Руководящие функции: Да
Зарплатная категория: 208A — Шкала заработной платы административных сотрудников
Срок трудового договора: 12 месяцев (260 дней)
Статус по Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA): Исключение из действия закона

Краткое описание должности

Координатор по закупкам обеспечивает стратегическое руководство функциями округа в области закупок, заключения контрактов и приобретения товаров и услуг с целью обеспечения ответственного управления государственными ресурсами, соблюдения действующего законодательства о закупках, а также эффективной поставки товаров и услуг, способствующих успеваемости учащихся и функционированию округа. Для достижения этих целей данная должность предусматривает разработку стратегий закупок, контроль за процессами проведения конкурсных торгов и администрирования контрактов, установление политики и процедур закупок, а также руководство мероприятиями по непрерывному совершенствованию, способствующими операционному совершенству, прозрачности, финансовой ответственности и равноправному доступу к возможностям заключения контрактов с округом. Сотрудник на этой должности тесно сотрудничает с руководством школьного округа, школами, департаментами, юридическими консультантами, поставщиками и партнерами из местного сообщества, чтобы предоставлять экспертные рекомендации по вопросам закупок, снижать организационные риски и укреплять практику закупок, способствующую реализации миссии, видения и основных ценностей школьного округа.

Основные должностные обязанности

Действующие сотрудники могут выполнять любую комбинацию основных должностных обязанностей, перечисленных ниже.

1. Активно участвует в инициативах команды, школы и округа, способствуя сотрудничеству, совместному решению проблем и культуре взаимного уважения. Вносит идеи, поддерживает коллег и продвигает общие цели.
2. Демонстрирует приверженность непрерывному обучению, запрашивая обратную связь, ища возможности для профессионального развития и применяя новые знания и навыки для улучшения результатов и качества обслуживания.
3. Предоставляет высококачественные услуги, соответствующие ценностям, внутренним и внешним заинтересованным сторонам, реагируя точно, эффективно и с empath. Поддерживает позитивный, ориентированный на решение подход во всех взаимодействиях.
4. Выявляет возможности для улучшения, предлагая идеи, которые повышают эффективность, качество обслуживания или результаты в рамках установленных процедур. Демонстрирует открытость к новым идеям и подходам.
5. Руководит и координирует программу закупок в масштабах округа, определяя приоритеты программы, стандарты, процедуры, механизмы внутреннего контроля и требования к качеству услуг в соответствии с требованиями штата Орегон в области государственных закупок, политикой округа и приоритетами организации.
6. Планирует, организует и контролирует всю деятельность в сфере закупок, включая проведение конкурсных торгов, разработку и администрирование контрактов, совместные закупки, а также приобретение товаров и услуг.
7. Руководит проведением сложных, крупномасштабных или сопряженных с высоким риском конкурентных закупок и заключением договоров, координируя стратегию закупок, разработку тендерной документации, процессы оценки, переговоры, исполнение и администрирование договоров совместно с соответствующими заинтересованными сторонами округа.
8. Выступает в качестве основного специалиста округа по вопросам государственных закупок и заключения контрактов, консультируя руководство и сотрудников по вопросам стратегии закупок, методов проведения тендеров, делегированных полномочий по закупкам, требований к контрактам, этических норм, соблюдения нормативных требований и организационных рисков.
9. Осуществляет управление сложными контрактами, касающимися учебных и образовательных материалов, профессиональных и консультационных услуг, технологических решений, а также проектов по строительству, реконструкции и капитальному ремонту.
10. Курирует подготовку, проверку, согласование, заключение и сопровождение договоров с целью обеспечения соблюдения законодательства, финансовой ответственности и эффективной работы поставщиков.
11. Руководит разработкой и постоянным совершенствованием систем закупок, рабочих процессов и бизнес-процедур с целью повышения эффективности, прозрачности, качества обслуживания клиентов и операционной эффективности.
12. Разрабатывает, предоставляет и анализирует учебные материалы и рекомендации по закупкам для всего округа, чтобы обеспечить понимание сотрудниками требований к закупкам, полномочий, делегированных им, а также действующих законов и процедур.
13. Устанавливает и поддерживает конструктивные отношения с поставщиками, государственными органами, организациями совместных закупок и партнерами в местном сообществе, содействуя при этом внедрению справедливых, открытых и конкурентных практик закупок.
14. Взаимодействует с руководством округа, а также с отделами финансов, эксплуатации зданий и сооружений, информационных технологий, питания, юридическим отделом и другими подразделениями с целью разработки стратегий закупок, способствующих реализации приоритетных задач в области образования и операционной деятельности.
15. Разрабатывает и контролирует практику закупок и управления контрактами в масштабах округа, выявляет риски, связанные с соблюдением нормативных требований или операционной деятельностью, и рекомендует корректирующие меры, изменения в политике, проведение обучения или совершенствование процессов.
16. Разрабатывает показатели эффективности закупочной деятельности и анализирует данные о закупках, контрактах, поставщиках и услугах с целью оценки эффективности программ и выработки рекомендаций по сокращению затрат, соблюдению нормативных требований, предоставлению услуг и использованию ресурсов.
17. Руководит стратегическими инициативами в области снабжения и закупок, в рамках которых используются такие подходы, как совместные закупки, конкурентный подбор поставщиков, стандартизация, оценка эффективности поставщиков и другие стратегии, направленные на повышение эффективности использования государственных ресурсов и ответственное управление ими.
18. Руководит работой сотрудников отдела закупок, способствует их профессиональному развитию и проводит оценку их деятельности, устанавливая четкие требования, содействуя профессиональному росту и формируя культуру сотрудничества, подотчетности, ориентации на клиента и постоянного совершенствования.
19. Осуществляет управление программой закупочных карт (P-Card) школьного округа, включая выдачу карт, внедрение соответствующих правил, обучение пользователей, контроль за соблюдением требований и надзор за реализацией программы, с целью обеспечения ответственного и эффективного использования ресурсов школьного округа.
20. Выполняет другие обязанности, связанные с должностью, по мере необходимости.

Знания

1. Организационные политики и процедуры, руководящие принципы для конкретных должностей, а также способность изучать и применять стандарты округа.
2. Принципы государственных закупок, методы проведения конкурсных торгов, управление контрактами и передовой опыт в сфере закупок.
3. Федеральные, штатные и местные законы, нормативные акты и административные правила, регулирующие государственные закупки и заключение контрактов.
4. Переговоры по контрактам, управление поставщиками и оценка эффективности их работы.
5. Требования к заключению договоров на оказание персональных услуг, включая профессиональные, консультационные, архитектурные, инженерные и другие специализированные услуги.
6. Разработка бюджета, финансовый контроль, процедуры закупок и отчетность по государственным средствам.
7. Программное обеспечение для управления закупками, системы планирования ресурсов предприятия (ERP) и технологии в сфере закупок.
8. Принципы управления запасами, выбытия активов и распоряжения излишним имуществом.

Навыки

1. Сильные навыки устного и письменного общения, соответствующие обязанностям данной должности.
2. Использование общих технологических инструментов, соответствующих должности, включая электронную почту, приложения для повышения производительности, цифровые коммуникационные платформы, а также системы, специфичные для района и должности, с возможностью осваивать новые инструменты по мере необходимости.
3. Отличные аналитические, организаторские, переговорные навыки и навыки управления проектами.
4. Подготовка четких, точных и соответствующих законодательству тендерной документации, договоров, отчетов и деловой переписки.
5. Управление процедурами конкурентных торгов по закупкам профессиональных услуг, учебных материалов и строительных работ, включая запросы предложений (RFP), приглашения к участию в торгах (ITB) и альтернативные методы закупок/реализации проектов.

Способности

1. Устанавливайте и поддерживайте позитивные, продуктивные и учитывающие культурные особенности отношения со студентами, персоналом, семьями и партнерами из сообщества.
2. Обеспечивайте своевременное, точное, вежливое и внимательное обслуживание, отражающее основные ценности округа.
3. Проявляйте здравый смысл, соблюдайте конфиденциальность и действуйте в деликатных ситуациях с профессионализмом, осмотрительностью и честностью.
4. Эффективно работать в условиях жестких сроков, прерываний и меняющихся или конкурирующих приоритетов.
5. Последовательно и точно толковать и применять законодательство, политику, нормативные акты и договорные требования в сфере закупок.
6. Анализировать сложные вопросы, связанные с закупками, оценивать альтернативные варианты и разрабатывать практичные и экономически эффективные решения.
7. Руководить процессами оптимизации, направленными на повышение операционной эффективности, укрепление системы внутреннего контроля, обеспечение соблюдения нормативных требований и улучшение качества обслуживания клиентов.

Минимальные квалификации

Для соответствия требованиям данной должности может быть принято во внимание любое сочетание обучения, опыта и/или образования.

Образование

Степень бакалавра в области делового администрирования, государственного управления, управления цепочками поставок, закупок, финансов, бухгалтерского учета или в смежной области. 

Опыт

1. Пять лет опыта работы с постепенным увеличением круга обязанностей в сфере государственных закупок, разработки и администрирования контрактов в сложных условиях с большим объемом работ либо иной опыт, подтверждающий наличие знаний, навыков и способностей, необходимых для выполнения должностных обязанностей.
2. Предпочтительным является опыт работы в образовательной организации, охватывающей все уровни обучения от дошкольного до среднего (K–12), в государственном учреждении или в другой организации государственного сектора.
3. Опыт анализа данных, руководства командами или управления программами.

Лицензии, сертификаты и другие требования

1. Наличие действующих водительских прав США и личного транспорта (предоставляется компенсация за пробег)
2. Предпочтительно наличие сертификата в области государственных закупок, выданного штатом Орегон (например, сертификат среднего или продвинутого уровня по государственным закупкам штата Орегон), сертификата в области государственных закупок, признанного на национальном уровне (например, CPPO или CPPB), либо возможность получить соответствующий сертификат в области государственных закупок в течение двух (2) лет с момента приема на работу.

Условия труда

Физические нагрузки

1. Постоянно (более 5,6 часов или 69 % суток): ловкость пальцев, слух, сидячее положение
2. Часто (от 2,6 до 5,5 часов или от 33 % до 68 % рабочего дня): повторяющиеся движения
3. Иногда (до 2,5 часов или 32% дня): стоя, ходя
4. Редко (менее 1 часа или 12 % дня): балансировка, переноска/подъем, лазание, цветовое зрение, ползание, приседание/преклонение колен, координация нескольких конечностей, тяга/толкание, вытягивание рук.

Тип работы/физические нагрузки

Сидячая работа: Применение силы до 10 фунтов время от времени и/или незначительной силы часто или постоянно для подъема, переноса, толкания, тяги или иного перемещения предметов, включая человеческое тело. Сидячая работа предполагает пребывание в сидячем положении большую часть времени. Работа считается сидячей, если ходьба и стояние требуются только время от времени, а все остальные критерии сидячей работы соблюдены.

Психические и психологические нагрузки

Рутинные требования: Должность предполагает рутинную и структурированную работу, выполняемую в рамках установленных процедур и сроков. Рабочая среда, как правило, предсказуема, с ограниченным воздействием эмоционально сложных ситуаций, конфликтов или взаимодействия с общественностью, связанного с высокими рисками. Когнитивные требования являются постоянными и управляемыми в рамках определенных обязанностей, и данная должность, как правило, не требует длительной концентрации на высокосложных задачах.

Рабочая среда

Уровень повседневного риска и дискомфорта: Рабочая среда сопряжена с повседневными рисками или дискомфортом, которые требуют обычных мер безопасности, типичных для таких мест, как офисы, конференц-залы, классные комнаты, библиотеки или коммерческий транспорт, например, использование безопасных методов работы с офисным оборудованием, предотвращение спотыканий и падений, соблюдение правил пожарной безопасности и дорожных знаков. Рабочая зона имеет достаточное освещение, отопление и вентиляцию.

Заявление о защите прав потребителей

Государственная школа Salem-Keizer является работодателем, предоставляющим равные возможности, и не допускает дискриминации по признаку расы, цвета кожи, религии, национального происхождения, возраста, инвалидности или пола, включая беременность, сексуальную ориентацию и гендерную идентичность, а также другие характеристики, защищенные законом. Лицам с ограниченными возможностями могут быть предоставлены разумные приспособления для выполнения основных обязанностей.

Обязанности представителя

Настоящее описание должностных обязанностей призвано точно отразить обязанности, ответственность и требования, предъявляемые к данной должности. Она не является и не должна рассматриваться как исчерпывающий перечень всех обязанностей, навыков или условий работы, связанных с данной должностью. Округ оставляет за собой право изменять, добавлять или удалять обязанности, а также возлагать другие обязанности по мере необходимости.

Дата(ы) пересмотра:

01.09.2026 — Обновлено